采购文件是采购项目招标、投标、评标、定标的唯一直接依据，其合法、规范与否，直接影响采购成败和合同履约效果。为规范、高效编制采购文件，保障项目顺利实施采购，根据国家招标投标法、政府采购法等有关法律、规定，结合学校实际，制定本办法。

一、采购文件编制、审核的责任主体

（一）校内采购项目申购单位（以下简称申购单位）负责编制采购需求（制定采购文件的基础），对采购需求的科学、合理、合规、完整性特别是采购预算（工程预估价）的准确性承担责任。

采购需求应当按要求于采购项目申报时在学校招标采购管理系统完整、准确填报。

（二）学校资产、后勤、图书、信息化等职能部门（以下简称主管部门）负责审核、论证采购需求的科学、合理、准确、完整性特别是采购预算（工程预估价）的准确性。

1、主管部门对采购需求的审核、论证应当与采购项目的立项、审批同步进行。

2、后勤保障部对工程、修缮、后勤保障及相关服务类项目立项、审批后，应当及时会同申购单位开展项目勘测、设计。项目送交招标采购中心执行采购时，后勤保障部应同时提交实施该项目开标所必需的全部材料，包括工程量清单、招标控制价、设计图纸（没有设计图纸的，应提供工程范围的说明材料）等。

政府采购项目的招标控制价按以下方式确定：50万元（不含）以下项目，以学校审计处审核的控制价为准；50万元以上项目，报经江西省财政投资评审中心评审。

属于江西省招标投标管理办公室或重点工程办公室监管的项目，后勤保障部在提交材料时须特别书面说明。

（三）采购代理机构、招标采购中心负责根据经学校主管部门审批的采购需求，编制采购文件。

委托采购代理机构执行采购的项目，采购文件由代理机构负责编制。学校执行采购的项目，采购文件由招标采购中心负责编制。1、项目经办人接收项目后，应及时对采购需求进行调研、分析，明确项目技术指标参数、质量要求、验收标准、供应商资格要求等。对专业性强、技术复杂的项目，应咨询有关专家意见或聘请专家论证，确保采购文件全面准确反映申购单位的实际需求。

2、项目经办人是采购文件撰写责任人，协调采购文件编制进程，对采购文件的科学、合理、准确、规范性负责。

（四）申购单位、采购代理机构、招标采购中心、后勤保障部、审计处是采购文件的审核责任主体。

１、采购文件编制结束后，项目经办人应对文件的科学、合理、准确、规范进行全面审核，校对、审核无误后按程序上报审签。

２、责任单位分管领导应按文件结构和要素及相关组成部分对文件进行审查，必要时应通过会议讨论研究，或征询法律顾问意见，经审阅或讨论修改完善后的采购文件应经单位主要负责人审签。

３、单项或单批预算金额100万元（含）以上的项目采购文件，审计处审核前应当送2名以上专家再评审，重点对项目预算编制的准确、合理性，以及对供应商资格、商务条款、技术条款、评审标准（评分细则）的设置是否科学、合理、准确等进行论证。

二、采购文件的主要内容

（一）招标邀请（招标公告）。主要包括：采购代理机构的名称、地址和联系方法，采购项目名称、预算金额（最高限价），项目概况及要求，投标供应商资格要求，获取采购文件的时间期限、地点、方式及采购文件售价，公告期限，投标截止时间、开标时间及地点，项目联系人姓名和电话，等等。

（二）投标供应商须知。主要包括：投标供应商应当提交的资格、资信证明文件（特别是国家强制性准入条件的证明文件），投标供应商信用信息查询渠道及截止时点、信用信息查询记录和证据留存的具体方式、信用信息的使用规则，投标报价要求和投标保证金交纳、退还方式以及不予退还投标保证金的情形，投标有效期，代理费（中标服务费）的收取标准和方式，投标文件编制及递交要求，投标文件的密封、签署、盖章要求，等等。

（三）商务条款（要求）。主要包括：项目交付或者实施的时间和地点，采购资金的支付方式、时间、条件，拟签订的合同文本，售后服务约定、验收标准及培训要求，等等。

（四）技术条款（采购需求）。货物及相关服务项目主要包括：采购标的需实现的功能或者目标，需执行的国家相关、行业或地方标准，需满足的质量、安全、技术规格、物理特性等要求，数量、单价，项目交付或者实施的时间和地点，是否要求提供样品以及提供样品的相关要求和评审办法、标准，需满足的服务标准、期限、效率等要求，验收标准，售后服务，等等；工程、修缮、后勤保障及相关服务类项目主要包括：工程量清单、设计图纸、投标辅助材料、工期、工程结算、工程签证及变更、安全文明施工，等等。

（五）投标文件格式。

（六）评审方法、评审标准和投标无效情形。

（七）省级以上财政部门规定的其他事项。

三、采购文件的编制、审核要求

（一）文件格式及内容要求完整。采购文件的格式应符合规范性要求，内容应完整无误，表述应清晰、准确、规范、无歧义。

（二）项目数据及材料要求一致。采购文件载明的项目采购需求、采购清单（包括拟采购设备的品目名称、简要参数、数量、单价等）与学校招标采购管理系统中经立项审批的项目采购需求、采购清单必须一致。

（三）供应商资格设置应合法。采购文件设定的投标供应商资格条件应适当，具体以采购需求编制的规范性要求为准。

（四）技术及商务条款设置应合规。具体以采购需求编制的规范性要求为准，同时符合以下要求：

1、商务规定、技术要求应能满足至少三家以上潜在供应商参与投标。

２、对不允许偏离的实质性要求和条件，应当在采购文件中规定，并以醒目的方式标明。

３、样品、现场演示、检测报告等不得作为评分因素，采购文件如需提供样品、现场演示、检测报告等对技术参数进行佐证的，应充分考虑供应商样品、现场演示、检测报告等的制作、运输成本以及评审场地限制等因素。

４、综合评分法的价格、技术、商务各项分值应合理设置，评审因素的设定应当包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等，其商务分值（不包括价格分值）不应高于20分（按总分100分计算）。资格条件不得作为评审因素。

加分项中的业绩要求，应与采购标的需求相符合，每个业绩只可加分1次，实效性为近3-5年的业绩。

5、为避免投标供应商恶意低价投标，商务条款应特别明确以下内容：评审专家组认为投标供应商的报价明显低于其他通过符合性审查投标供应商的报价，有可能影响产品质量或者不能诚信履约的，应当要求其在评审现场合理的时间内提供书面说明，必要时提交相关证明材料；投标供应商不能证明其报价合理性的，评审专家组应当将其作为无效投标处理。

四、其他规定

（一）本办法所称采购文件，含招标文件、谈判文件、单一来源采购文件、询价通知书、磋商文件。

（二）采购项目因废标、流标等原因再次开标前，采购文件如有修改，须提交招标采购中心、后勤保障部、审计处再审。

（三）项目招标采购过程中，如发现采购文件存在歧义、重大缺陷导致评审工作无法进行的，应当修改采购文件，重新组织采购活动。

工程、修缮、后勤保障及相关服务类项目出现现场踏勘工程量核算与采购文件不符或漏项等情况的，应当停止评审工作，由后勤保障部重新编制工程量清单、招标控制价、设计图纸并修改采购文件后，重新组织采购活动。

（四）采购文件违反法律、行政法规、强制性标准、政府采购政策，以及公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则，影响潜在供应商投标结果的，应当修改后重新采购。

（五）违反本办法有关规定的单位和个人，将依据国家招标投标法、政府采购法及学校相关规定追究有关法律、经济、廉政责任。